Il cash flow è uno dei numeri più importanti per un imprenditore, un negozio o un responsabile di punto vendita.
Specialmente per questi ultimi a cui spesso viene richiesto di fare report e non hanno le competenze necessarie perché completamente immersi nell’operatività.
Molti si accontentano e affidano a fatturato, utile o vendite settimanali per capire come sta andando l’azienda. La verità è che questi numeri non “raccontano” se hai davvero liquidità disponibile, per capirci i soldi necessari per sostenere le spese quotidiane.
È proprio qui che entra in gioco il cash flow!
- Cosa è il cash flow?
- Perché il Cash Flow è più importante dell’utile?
- Come si calcola davvero il Cash Flow?
- Cosa succede se non monitori il Cash Flow? (Esempio pratico)
- Calcola il tuo Cash Flow in tempo reale con Syeew
Il cash flow è la risposta più sincera che la tua azienda può darti alla domanda:
“Sto davvero generando soldi… o li sto perdendo senza accorgermene?”
Cosa è il Cash Flow?
In pratica, è semplicemente: la differenza tra i soldi che entrano e i soldi che escono.
Sembra banale, ma è il numero che ti dice se stai navigando tranquillo oppure se sei già con l’acqua alla gola senza essertene accorto.
Vediamolo con un esempio concreto
A fine mese il tuo negozio registra:
- Incassi: 40.000€
- Uscite totali: 35.000€
Cash flow: +5.000€
Perfetto. Hai generato liquidità, sei in equilibrio.
Ora immagina lo stesso identico incasso, ma con spese leggermente più alte:
- Incassi: 40.000€
- Uscite totali: 43.000€
Cash flow: –3.000€
Qui non è solo “un mese andato male”:
stai bruciando cassa.
E lentamente inizi ad affondare — magari non te ne accorgi subito, ma la sensazione arriva: sei con l’acqua alla gola.
E la cosa peggiore?
Se non monitori il cash flow ogni giorno, o non hai uno strumento che lo fa al posto tuo, ti rendi conto del problema solo quando è troppo tardi: quando salta un pagamento, quando rinvii un ordine, quando inizi a “tirare avanti”.
Perché il Cash Flow è più importante dell’utile?
Spesso sento tantissimi imprenditori dire: “Abbiamo chiuso il mese in utile, quindi va tutto bene.”
Peccato che non sia sempre così.
L’utile, infatti, può essere fuorviante perché include valori che non entrano davvero in cassa:
ammortamenti, accantonamenti, costi non monetari… tutti numeri che esistono solo sulla carta.
Il cash flow, invece, è molto più sincero.
Non fa sconti, non addolcisce la realtà: ti mostra esattamente quanta liquidità hai oggi, e se puoi sostenere le spese del tuo business.
Ti faccio un esempio pratico, mettiamo che il tuo mese sembri “in pari”: hai venduto molto, magari più del solito, ma gran parte dei clienti ti pagherà tra 60 giorni.
Sulla carta sembra tutto ok, i conti sembrano tornare. La verità però è che nei prossimi 60 giorni tu devi comunque:
- pagare l’affitto,
- saldare i fornitori,
- coprire gli stipendi,
- versare l’IVA,
- gestire le spese quotidiane.
Il risultato?
magari sì, hai parecchio utile… ma zero soldi in cassa.
E se non monitori costantemente il cash flow rischi di accorgertene troppo tardi.
Come si calcola davvero il Cash Flow?
Ci sono molte formule tecniche, ma per la maggior parte delle aziende è sufficiente capire questa:
Cash Flow = Entrate di cassa – Uscite di cassa
Quindi devi sommare:
Tutte le entrate: incassi POS e contanti, pagamenti dei clienti, rimborsi, entrate straordinarie…
Tutte le uscite: fornitori, affitti e bollette, personale, tasse e IVA, investimenti, rate e finanziamenti.
A questo punto penserai che è davvero una sciocchezza, sono conti semplici. Questo però è ciò che dovresti fare ogni mese, o meglio ogni giorno!
E so bene che spesso, immersi dall’operatività imprenditori e store manager non hanno il tempo materiale per fare tutto ciò e inoltre ci sono strumenti o metodi organizzativi che possono portati a commettere degli errori o rallentare ancora di più questo processo.
Gli errori più comuni quando si calcola il Cash Flow
Quando si parla di cash flow quasi tutti gli imprenditori, anche i più esperti, finiscono per imbattersi negli stessi errori e spesso neanche se ne accorgono, finché non è troppo tardi.
1 – Dati sparsi in mille posti
Un foglio Excel condiviso sul Drive, qualche fattura via mail, alcuni dati scaricati dal gestionale, alcuni appunti salvati sul Desktop… insomma i dati sono sparsi ovunque, non hai una visone chiara e soprattutto in relazione tra loro e per riorganizzarli e creare un report hai bisogno di intere settimane di analisi.
2 – Calcoli “manuali”
Ogni mese (o ogni settimana) ricominci da capo: somma, sottrai, aggiorna, controlla.
È un lavoro lungo, ripetitivo e soprattutto pieno di possibilità d’errore. Basta una voce dimenticata per stravolgere tutto
3 – Confondere utile e liquidità
È uno degli errori più diffusi. L’utile ti fa sentire al sicuro… ma è un numero che vive sulla carta.
La liquidità, invece, è ciò che ti permette di pagare stipendi, fornitori e spese reali.
4 – Guardare il cash flow troppo raramente
Controllarlo una volta l’anno (o una volta al mese) è davvero troppo poco e molto rischioso.
Il cash flow è un indicatore vivo che cambia quotidianamente, e se non lo monitori per troppo tempo rischi di scoprire i problemi quando sei già con l’acqua alla gola.
Cosa succede se non monitori il Cash Flow?
Te lo spiego con un esempio pratico.
Immagina di avere un negozio di abbigliamento.
Stai vendendo bene, il fatturato cresce, ma il magazzino è pieno di capi dell’ultima stagione che non si muovono.
Poi arriva il momento di pagare le tasse, un paio di fornitori che richiedono pagamenti anticipati, un calo di clientela e in pochi giorni passi da: “Sta andando tutto bene” a “Non ho liquidità per pagare il mese”.
Ciò accade quando guardi i numeri giusti si, ma in ritardo.
Il modo più semplice per calcolare e monitorare il Cash Flow
A questo punto avrai capito che non è poi così complesso calcolare e monitorare costantemente il Cash Flow, ma richiede molto tempo, precisione e soprattutto costanza.
Se lo inserisci tra le altre mille attività di cui devi occuparti ogni giorno ti renderai conto che il margine di errore è davvero ampio.
Ed è proprio per questo che abbiamo creato Syeew.
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- la SIRENA – Azzurro : ci sono stati dei lievi scostamenti, è il caso che tu li tenga sotto controllo;
- la SPIA – Arancione : fai attenzione, c’è qualcosa che sta portando il tuo business in calo;
- la SFINGE – Rosso : c’è un problema nell’area indicata.
Syeew non è un gestionale, né un sistema di analisi dati complesso ma un tool che si integra perfettamente alle tue fonti dati (gestionali, bi, excel, marcatempo, recensioni ecc..) e ti guida sull’andamento di ogni singola area della tua attività.
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